Creación del Archivo GeneralEn el periódico oficial La Sombra de Arteaga núm. 42 del 12 de octubre de 1877, siendo Gobernador el General Antonio Gayón, podemos leer lo siguiente:“ En vista de las dificultades con que tropieza la administración pública, al ocurrir a los archivos en busca de datos, expedientes y documentos indispensables para el despacho de los negocios, ya por el desorden en que yacen los legajos que existen ya porque muchos faltan del todo o están truncos, el ciudadano gobernador, celoso de la justicia, pureza, oportunidad y exactitud en el despacho, ha dispuesto que el juzgado civil y de hacienda abra una averiguación minuciosa sobre el estado que guardan los Archivos de todas las oficinas públicas, es decir, de la Secretaría del Gobierno y de la Legislatura, de la Contaduría de Glosa, del Tribunal Superior de Justicia, de los Juzgados de 1a. Instancia y Menores, de las Prefecturas Políticas, de los Juzgados del Registro Civil, de los Ayuntamientos, etc., haciendo comprobar respecto de cada uno de ellos y con vista de los inventarios de entrega, por cambio de administración o del personal de cada oficina, las faltas o huecos que haya, su procedencia, el tiempo en que se verificaron y las personas responsables de ellos.

De esta manera se pondrá en claro que la actual administración del Estado, está a salvo de toda culpabilidad en este punto; se podrá exigir la responsabilidad a quienes la hayan contraído en los términos de la ley, y por último se compilarán las noticias y los elementos necesarios para fundar un Archivo General, que, como un monumento de la historia, de la tradición y de la propiedad, atesore para siempre y ministre cuando sea necesario la luz de la verdad en esos varios ramos y en todas las épocas de la vida de los pueblos.

Para dar principio a este importante pensamiento se han circulado ya a todas las autoridades judiciales, municipales y políticas del estado, las órdenes correspondientes para que cumplan en lo que a cada una concierna las disposiciones que al efecto dicte el juzgado de lo civil y de hacienda de esta capital, y le ministren los datos y constancias que estén a su alcance”. No se sabe desde que época prevalecía el desarreglo en el archivo de la secretaría del gobierno; el caso es que al ingresar personal de aquella administración al desempeño de sus funciones, notó con sentimiento, que los documentos oficiales formaban un conjunto informe, sin orden sin otra colocación que el suelo y en un verdadero trastorno.

Eso inspiró, pues, al entonces gobernador Gayón para ordenar aquellos documentos por legajos y por años, construir los estantes y cómodas para su colocación; y dispuso un salón de poco más de veinte varas de largo y seis de ancho, y pintado, con vidrio al estilo moderno; cuyo estreno del salón y el de los muebles indispensables para su uso; su inauguración tuvo lugar el 16 de Septiembre de 1879.Durante la administración de Francisco González de Cosío, entre 1881 y 1882, en este edificio mismo edificio se inauguró la “Primera Exposición Artística, Industrial y Artesanal de Querétaro”, un tiempo después se abrió el “Museo Histórico de Querétaro”.

Para el año 1898 al área destinada para el Archivo del gobierno se agregaron nuevos estantes y cómodas, por ser insuficientes los que había para contener los documentos que en ellos se guardaban. En una de las piezas de la planta baja se formó otro Archivo dedicado a impresos y periódicos, quedando así mejor arreglado. Posteriormente viendo las necesidades de espacio para ubicar los documentos se destinó para ubicar el Archivo un local de mayor amplitud, el cual se extendía hasta el segundo patio.

Más tarde, el Archivo fue cambiado a la parte alta junto a la Oficialía Mayor, pero en este lugar duró poco tiempo, ya que temiéndose el hundimiento del piso por el peso de tanto papel se cambió de inmediato a unos salones que había ocupado la Escuela Primaria (también oficinas de Ejecutiva Fiscal y Oficinas de Catastro), se instaló entonces el Archivo en un gran salón de la planta baja, con ventanas a la calle Ocampo norte, primer tramo.Por el año de 1932 el Archivo que se había conservado bien en este local, fue desplazado al Palacio de Justicia (primer tramo de la calle Allende Sur) mientras que el tradicional Palacio de Gobierno se destinó a “Casa del Agrarista”.

Esta mudanza fue muy perjudicial, porque se hizo en carros de la limpieza urbana, por manos de los presos llamados “Correccionales” y al cuidado de los mozos de la Secretaría de Gobierno. Ya pueden imaginarse los destrozos. Más adelante al enajenarse el edificio donde estaba el Palacio Judicial, el Archivo fue enviado a un salón del Hospicio Vergara, por el lado de la Av. Arteaga.

Los documentos fueron colocados en la estantería semi-destrozada por la mudanza; muchos de los documentos fueron colocados sobre el piso y los expedientes de los paquetes deshechos y desintegrados allí permanecieron por un lapso de cuatro años, hasta que aprovechando la reconstrucción y restauración del edificio durante la Administración de 1943-1949 siendo el Gobernador Agapito Pozo Balbás, se le destinó un salón especial y se adaptó lo que quedaba de estantería, la cual fue insuficiente para ubicar el Archivo, ya que se agregaron los documentos de la Tesorería General y los de la Legislatura (por cuestiones de cambios de local).

La desintegración de muchos bultos, hizo que se formaran grandes pilas de papeles en todos los pasillos disponibles del salón. Después durante el gobierno de Octavio S. Mondragón, se dotó al Archivo de más estantería para levantar los documentos que se encontraban en el suelo, esta maniobra se llevó a cabo con personal no capacitado, y la organización de los documentos consistió en formar bultos, los cuales se ataban entre dos tablas y se ubicaban en la estantería; de esta manera si bien se levantó el Archivo y se despejaron los pasillos, los expedientes quedaron en forma miscelánea y sin orden alguno.
 

En este estado permaneció el Archivo hasta la administración de Juventino Castro Sánchez (1967-1973), posteriormente durante el gobierno de Antonio Calzada Urquiza (1973-1979) se dieron los primeros pasos para controlar el servicio de administración de documentos y fuentes de información: se contrató un asesor especialista en archivonomía, para elaborar un proyecto para la organización del rico acervo que tiene en custodia el Archivo; también se planeó la construcción de un área para el archivo, que se ubicaría entrando por la calle de Ocampo a mano izquierda, lo cual no se llevó a cabo ya que ahí se instaló la Dirección de Catastro.
 

Además, en la planta alta del edificio se nombró salón Hidalgo al que fue salón de recepciones y salón de los Espejos, para abrir el salón de los Gobernadores con 65 óleos de los gobernadores entre 1822 y 1979. Se inauguró también el Salón de la Historia: 408 m2 de murales pintados por Fernando Castro Pacheco, sobre la historia de Querétaro.

El Archivo Histórico considerando que aún faltaba un esfuerzo por preservar, enriquecer y proporcionar a los estudiosos de la historia las fuentes documentales necesarias, en donde puedan investigar las presentes y futuras generaciones la historia, el Gobernador Rafael Camacho Guzmán (1979-1985) emitió un decreto publicado el 17 de julio de 1980 en cuyo Artículo 1° destaca la creación del Archivo Histórico del Estado, integrado con las fuentes documentales e históricas de las Dependencias Oficiales, Estatales y Municipales, y con adquisiciones y donativos de particulares de documentos referentes al estado de Querétaro.El 25 de Julio de 1981, Camacho cambio la sede del Poder Ejecutivo al Palacio de la Corregidora, quedando en el edificio de Madero No. 70 algunas oficinas.

En el periodo de gobierno de Mariano Palacios Alcocer (1985-1991), en una visita que realizó a las oficinas del Registro Público de la Propiedad ubicado en la planta alta del edificio, el entonces Jefe del Archivo Luis Manuel Orezza Vázquez lo invitó a conocer las instalaciones del archivo; las lamentables condiciones, los documentos desorganizados, la estantería a punto de caer, solo sostenidas por vigas atravesadas, en peligro la vida del escaso personal que laboraba en el Archivo; toda una evidencia del desinterés de las autoridades que había prevalecido durante muchos años atrás. Viendo esta situación, después de un tiempo, determinó que las oficinas de la Tesorería que se habían quedado en este edificio se cambiarán a la Casa del Diezmo, para que este edificio a partir del 21 de julio de 1986, fuese reabierto al público como sede del Archivo Histórico del Estado.

Es importante resaltar que el gobernador dispuso que los protocolos que se encontraban en el archivo de Notarías adscritos a la Dirección del Registro Público de la Propiedad, pasaran a custodia del Archivo Histórico, con nuevo mobiliario, personal capacitado, todo lo anterior con el objetivo fundamental de dignificar el rico acervo documental que conserva el Archivo del Estado, así mismo se reabrieron el Salón de la Historia, el cual había permanecido cerrado hasta esta fecha, así como el Salón Gobernadores y áreas exclusivas para exposiciones temporales.
 

Por otra parte, durante el sexenio de Enrique Burgos García, (1991-1997), se colocaron en la parte baja entrepisos para incrementar el área de almacenaje para los documentos, para resarcir los espacios que se le destinaron a la Secretaría del Trabajo.
Durante el periodo de Gobierno de Ignacio Loyola Vera, (1997-2003), entre 1997 y 2002, se realizó una investigación histórica sobre el edificio, con el propósito de realizar acciones de preservación, las cuales se iniciaron con el levantamiento arquitectónico de todo el edificio, se realizó también un peritaje de las instalaciones eléctricas de Madero Nos. 68 y 70, la revisión y recomendaciones estructurales para el edificio del Archivo General e Histórico para emitir el diagnóstico sobre el estado de conservación y de esta manera ejecutar las acciones necesarias; además se adecuaron la sala de consulta y se instaló el Laboratorio de Conservación de los acervos del Archivo.

Es importante mencionar que en el Archivo Histórico se recibieron en donación los siguientes fondos: Fondo Documental y Fotográfico “Federico Montes”, Fondo Documental “Cayetano Rubio”, Fondo “El Heraldo de Navidad”, “Patronato de las Fiestas de Querétaro” y Fondo Eclesiástico.También hay que destacar que con el material de estos Fondos, se montaron dos importantes Exposiciones en el Salón de la Historia: “Querétaro a través del El Heraldo de Navidad, 100 años de Historia”, “El Legado del General de División Federico Montes, a 50 años de su fallecimiento”.

Durante la Administración de Francisco Garrido Patrón, (2003-2009), se adecuaron algunas áreas para instalar el Centro de Administración Documental y Digitalización, dotándolo del equipo adecuado para realizar los trabajos de digitalización de los acervos documentales de los Archivos General e Histórico, siendo este el más ambicioso de los proyectos actuales; estas actividades están orientadas fundamentalmente hacia la conservación de los documentos de servicio al público y la difusión del contenido informativo de los fondos; para llevar a cabo este proyecto se adquirió una licencia del sistema ADIS, el cual es utilizado por el personal de ambos Archivos.

Este proceso de sistematización nos ofrece alternativas para evitar la manipulación de los documentos originales, característica que lo convierte en auxiliar de la conservación, así como en una herramienta indispensable para el Investigador que quiera contar con copias al instante de los testimonios originales, quedando a salvo la memoria Histórica del Estado.

También se remodeló la Librería y las salas de consulta del Archivo General e Histórico, dotándolas de mobiliario nuevo.La Ley de Archivos del Estado de Querétaro considerando que hasta la fecha los Archivos General e Histórico no contaban con un marco jurídico que normara su adecuada organización y vigilará el ordenamiento y salvaguarda de los documentos que se generan y custodian, con fecha 24 julio del 2009 se promulgo la Ley de Archivos del Estado de Querétaro.

Respecto al contenido de dicha Ley, destacan la creación de una Comisión Estatal de Archivos, un Sistema del que se desprende una organización integral y la necesidad de levantar un registro Estatal de Archivos. La Nueva legislación es un buen punto de partida, pese a que los legisladores no atendieron suficientemente a los expertos que en ese momento administraban el patrimonio documental de Querétaro. De ahí que algunas de sus disposiciones, como los artículos 10 y 21 que se refieren a la concentración documental en el Archivo General, y la representación municipal en la Comisión Estatal, sean poco viables.

Durante la administración de gobernador Eduardo Calzada Rovirosa, entró en plena vigencia La Ley de Archivos del Estado de Querétaro, donde se crea la Dirección Estatal de Archivos, la cual está integrada por el Archivo General y el Archivo Histórico.Sin embargo, para operar la ley en toda su amplitud haría falta una inversión considerable de recursos que los legisladores no previeron. Como suele ocurrir, en México los gobernantes crean instituciones sin asegurar el futuro de su proyecto desde el punto de vista financiero. Esta es, sin duda, la mayor dificultad para desarrollar la organización y la modernización archivística de una entidad. Isla E., Augusto, y Landaverde R., Andrés, (2011). El Heraldo de Navidad. "La Evolución Archivística en Querétaro".